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  怎样工作?
 
    A: 终于过上上班族的生活了,即使每天挤公车也愿意,可工作是什么,怎样工作?别急,先参考以下的预习题吧—— 怎样工作?  
  制定工作计划

就是对所有工作按照它们的重要性进行排序,并限定时间按时完成。

  提高工作效率      

首先要与参与工作项目的同事进行分工,避免重复作业,然后要懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度,请教有经验的前辈,集中精力。

记笔记

开会或上司做指示时,不管你认为是否有必要,都要笔录下来,以免遗忘重要事务,也会给上司留下认真、肯干的好印象。

  拒绝闲聊

工作中闲聊,既影响个人工作进度,又影响同事工作情绪,招来上司责备,所以工作时绝对不要闲聊。

责任心

不能完成的工作要及时告诉主管,不能耽误整个工作的进程,外出办事,问清细节,不能自作主张。
  争取机会   

不管多么单纯的工作,都要用心去做,只有完成好基础工作,赢得上司的信任,才能取得重要项目的工作机会。

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  怎样提高工作效率?
 
A: 同样一件工作,为什么你要一天才能完成而别人只需要半天甚至一个小时就能完成呢?为什么有时候你感觉自己天天忙碌,但似乎没有任何成果,工作总是裹足不前呢?这都是效率低下惹的祸!对于刚刚开始工作的年轻人来说,提高工作效率尤为刻不容缓!
 
  提高自身工作技能
  刚开始工作,工作的熟练度还不够,自然会导致工作速度不快。针对这个问题,我们需要多加学习,才能提高自己各方面的工作技能。至于如何学习,可以参照“怎样从公司前辈那里学到工作经验”这个部分。
  合理安排时间
  可以准备一本工作日志,一接到上级分配的任务,就在日志上记录下来,包括分配时间和完成期限。
  把空白时间利用起来。比如从网站下载文件这种事情,应该早点开始实施,一边下载一边可以先忙别的工作。再比如和客户约好碰面,应该事先考虑到万一自己早到或是客户迟到的情况,可以放一本和工作有关的书或是资料在身边以备阅读,而不是浪费时间白白地等待。
  统筹工作
  每天早晨花15分钟的时间,把今天要做的工作罗列出来,结合“合理安排时间”板块做一下日程安排。但千万不要排得太满,避免接到紧急任务时没有办法按计划完成。
  把所有工作划分成“事务型”和“思考型”两类,事务型工作不需要动脑筋,可以按照所熟悉的流程一路做下去;思考型工作则是之前没有接触过的,需要花一些时间研究怎么做的工作。可以先做事务型工作。
  对待思考型工作,最好的办法不是匆忙地去做,而是先在日常工作和生活中不停地去想:吃饭时想,睡不着觉的时候想,在路上想,上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后,再安排时间集中去做,你会发现,不用费力,思路就会如泉水般涌出!
  有些比较复杂的工作可以先对它进行分解,分成一个个小任务来完成会更容易。
   
  每天收到大量的电子邮件如果不加以整理,一旦有需要查找起来很不方便。针对这种情况,应该定期地对邮件进行整理归档,具体操作办法是在Outlook   左上角的目录树中,右击“本地文件夹”,选择“新建文件夹”,重复操作几次,按邮件的不同用途给新建的文件夹命名,以后再收到邮件就可以直接把拖入应属类别的文件夹内处理。建议可以分为工作任务相关、公司活动通知、参考资料三大类。
 
 
除了要多学习掌握工作技能,还要学会对时间进行管理,按照重要性对工作进行排序,优先做紧急而重要的工作,感到自己不能完成时,要及时告知主管,以免耽搁整个团队的工作进程。
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  怎样从公司前辈那里学到工作经验?
  A: 刚成为公司的正式员工,要学的东西还真多,单靠自己摸索不仅速度慢而且有时还会走弯路,想从公司的前辈那里学经验,又怕他们不愿意教,怎么办?
 

前辈的经验:只要掌握四个“多”即可——

多看
  在自己工作的间隙可以留意一下周围的前辈们,看看他们在做什么,观察一下他们是怎样安排工作时间的,先做什么,后做什么。
  注意前辈们平时的言行举止,这其中可能就包含着一些礼仪方面你需要学习的东西。
  多听
  上级给你分配任务的时候要认真听,不仅要明确工作内容、工作量以及需要完成的期限等,还要领悟上级对这项工作的要求,明白上级希望你做到一个什么样的水平,这一点非常重要。
  注意前辈们在工作中遇到问题是如何交流的,说话的时候要注意什么,像称谓啊,语音语调啊,最重要的是如

 

何把一个问题完整地表述清楚,这些在你以后的工作中都用得着。

多问
  这是最直接的方式,问之前先要摆正自己的位置,自己是一个新人,要谦虚,表现出很虚心的样子去求教,前辈们怎么可能不理睬呢。
  问的时机要恰当,如果看到前辈手头有很多工作在忙,或是前辈正在与他人谈话,这种时候问了他也不能很认真细致的回答你,不妨在前辈稍微空闲一点的时候再向他请教。
  前辈帮你解答的时候要仔细聆听,因为言语之中都是前辈多年经验的精华所在,能不插嘴就尽量不要插嘴,有什么疑问可以等前辈全都说完了再一一提出。
  最好不要经常向前辈询问,很多问题自己多思考一下就完全可以解决,老是求教前辈会给人留下懒惰、没有主见的不佳印象。
  多记
  一旦学到了东西,不但要在脑子里反复消化记忆,最好还是用笔记下来,这样会一条一条越积越多,每隔一个礼拜可以温故而知新,相信用不了多久,你也会是一个经验丰富的“前辈”了。

   
 
  刚开始工作不可能给你很重要的任务,但不要以为这样就学不到东西,只要愿意学,掌握以上四个“多”,普通的岗位上也能做出出色的成绩。在赢得大家的认可后,自然就会重用你了!
 

 

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  “团队精神”该如何体现?      
  A: 在工作中如何体现出你是一个Good Team Player?其实并不难,只要做到两点——“沟通”与“合作”。 “团队精神”该如何体现?
  如何沟通?
  只管自己埋头工作的人是不会受到上级赏识的,要沟通,首先要做的就是主动把自己介绍给其他成员,让大家都知道你的名字。
  平时要多与同事交流,了解公司其他部门以及同一部门的其他岗位的工作内容和操作流程,因为如果对这些不熟悉,那么工作起来就不能理解同事的苦衷,容易与对方发生分歧,影响工作的进度。
  团队中的每个人都有各自的强项和弱项,要找机会多多向优秀的人虚心请教,取长补短,才能增强自身的力量,跟上团队的步伐。
  如何合作?
  当某个同事与自己的想法不一致时,千万不能固执己见,可以先听听其他成员怎么说,征求他们的意见,然后再与同事共同商量解决的办法。
  当团队中有比自己优秀的成员,如果心生嫉妒,那你就大错特错了。你应该为他所取得的成绩感到高兴,因为能够为整个团队带来好处的事情,自然也会有你的一份。想一想怎么赶上他倒是真的值得你考虑的。
  当同事取得成就时,记得要由衷地赞扬你的同事,这样不仅能让上司和同事觉得你是一个很有团队精神的人,你的同事也会更乐意把自己的经验与你分享,大家共同进步才是双赢。

 
团队是一个整体,只有团队里的每一位成员都相互协调,互帮互助,整个团队才会创造出更好的成绩。
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  办公室要注意哪些礼仪?
  A: 很多同学都会对上班后该如何搞好人际关系感到很头痛,其实,对新人来说,想要拥有一个好人缘,树立一个彬彬有礼的形象很重要,而且大部分的工作都需要公司不同部门的配合才能最终完成,所以,协调与其他部门间的关系,让客户与同事都对自己有个好印象,就要掌握基本的办公礼仪。我们就从以下几个方面来介绍一下吧:
   
  【电话礼仪】  
接听电话 自报名字  拿起听筒先要自报公司名称,“你好,***公司”,声音要热诚,有精神。

做电话记录

 电话旁边要备有记录用纸和笔,以便随时记录。电话记录时要把握6W原则,即What、When、Where、Who、Why、Which---什么公司、哪位、什么事情、事情原由、何时来电、来电号码、何时方便回电等。
结束用语  通话结束前要礼貌的说,“好的,我明白了,谢谢!再见我会尽快给您答复”。
挂断电话  确认对方挂下电话后,再挂断(特别是领导、重要客户或长辈)。不要将听筒直接挂下,用手按下后再挂,以免对方听到粗鲁的挂断声。
   
 
打电话 打电话前  先查明对方的姓名和头衔。若是业务沟通,须先准备齐全必须的资料、数据,以免到时手忙脚乱。

自我介绍

 自我介绍的次序:公司名称、部门名称、姓名。如“我是XX公司XX部门的XXX。”
确认对方  “您是XX先生吗?您好!您现在方便讲话吗?”
礼貌结束通话  “谢谢!拜托您了!”,“麻烦您了!”
  【电子邮件的书写】
  E-mail已经完全改变了我们的工作方式,大多数公司的内部工作往来都会使用它,但很多新人并不会写商务电子邮件,很容易在不经意间得罪了同事、上司和客户,那么,商务电子邮件究竟应该如何书写呢?
 
  标题
  邮件一定要有标题,这是为对方处理起来方便着想,也是一个好习惯。
  标题要精炼简短,让人一看就知道是什么性质的邮件,是否需要立即处理。标题的内容要与正文的内容相一致。
  问候语
  正文开头最好有问候语,最简单的英文可以写“Hi,Mr ***”,中文则可以写个“***您好!”,这样一来礼貌,二来在群发的时候大家可以知道到底谁需要回复。
  正文结尾同样要有问候词。最常见的比如“Best Regards”或是“祝您一切顺利”之类的。

  正文
  要简短,因为大家都很忙。如果有很多内容要说,最好单独写个文件作为附件,而正文只是起到摘要的作用。
  如果是通知性质的邮件,要把所有诸如时间地点联系人姓名手机等信息一次说清楚,不要事后再来封什么补遗之类的,会让人觉得你做事不牢靠。
  如果邮件有附件,一定要记得在正文里说明一下附件的内容,有些附件格式不太常见的,要告诉对方可以用什么程序打开。
  要学会使用抄送等功能,不要一遍一遍地发,提高工作效率。
  最好在正文里用1,2,3,……列几个段落,使每一段简短不冗长,显得条理清晰。

  签名
  签名内容要包括自己的姓名、公司名称、部门、职务、联系方式等。
  最好准备几份不同的签名来应付不同的场合,比如中文的、英文的、详细的、简短的等等。

  及时回复
  不是所有的邮件都需要立即回复,如果不是很紧急的事情,或是有些问题需要做一些其他的工作才能作出回答,可以先放在一边。但一定要告诉发件人你已经收到邮件,最好能写上一个最迟的回信期限。
  有些邮件的回复只需要简单的一句话就可以解决,比如“行,我十点钟一定准时出席会议”或是“多谢提供信息”之类的。
  如果你写英文邮件,建议把Outlook的拼写检查功能打开,因为避免错别字是对他人尊重的表现。
  不要用稀奇古怪的字体或斜体,有时候很不好认,还是老老实实地用宋体比较好。
办公室要注意哪些礼仪?
  【开会应如何就座?】
 
  一般公司会议
  会议主席,即负责开会的领导,通常坐在离会议室门口最远的会议桌的末端。
  主席两边的座位是为公司的高级管理人员或是助理准备的,因为这样便于主席分发有关资料,也便于助理接受主席指示或完成主席在会议中需要做的事情。
  其他职员分别坐在长会议桌的两边,职位高的可相对靠近主席位置。
  商务交流会议
  如果有从别的公司来访问交流的代表,则其中的高级代表应坐在面向门口的会议桌长边的中间位置,本公司的高级管理人员坐在他对面。
  两公司的其他人员分两边坐,分别坐在自己公司的高管两侧。
  会议桌的两端应该空着。
  如果事先有准备好的问题要提或是有好的方案想要向领导提供,与会时可尽量靠前坐。
   
 
 
   
无论是打电话还是接听电话,礼貌是第一位的,英创建议你拿起听筒前先使自己微笑起来,保持一个愉悦的心情来与人通话。   在写电子邮件时,最需要注意的一点就是要言简意赅,长话短说,这样可以节省大家的时间。
  第一次参加公司会议特别要注意礼仪,如果实在不知道该坐在哪个位置,可以让别人先就座,然后看看和你职位相当的同事坐哪里就可以大致知道自己的位置了。
 
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  如何快速进入职业状态?
  A: 跨出校门进入到职场之中,一定会表现出很多的不适应,那么如何做自我调整,迅速进入到职业状态呢?
 
职业生涯规划专家认为,职场新人最好先找个能给你带教的“老师”。可以先模仿,看看别人是怎么工作的,比如很多同学工作前都没有用过传真机、复印机,那在工作上用到时,可以让同事先用,或是请教“老师”帮忙,自己注意观察和学习,既给别人留下个礼貌的印象,又能够快速学习到工作技巧。多多和自己的“老师”沟通,不一定只讨论公司的事情,休息时间可以和他唠唠家常,谈谈他感兴趣的话题,拉近两个人之间的距离,他会教你很多关于工作的技巧和经验。   建立和维护良好的人际关系,与象牙塔里单纯的人际关系不同,踏入了职场,人际关系也相应的复杂了起来。刚走上工作岗位的毕业生应该把姿态放低一点,恰当的礼貌往往会赢得好感。无论对领导还是同事,无论喜欢还是讨厌,都要彬彬有礼。“你好”、“谢谢”、“对不起”不离嘴,礼多人不怪。对待年长的同事,如果他没有职务,不妨称呼“某老师”或“某师傅”,因为他们有很多工作经验值得你学习。要含蓄地展示自己的才华,也不要处处显露锋芒,居功自傲,擅做主张。比如讨论问题时,即使自己是正确的,也不要顶撞同事,而是应该心平气和地与之沟通,做到以理服人。在被表扬时,也不忘记说些感谢领导的培养,同事的支持之类谦虚点的话,不会让人感觉你恃才傲物。
           
   
    刚刚从学校毕业,一定还带着学生时代生理和心理上的不良习惯,上班了要全部改掉。
  生理上,要调整自己的生活规律和方式来适应公司的规章制度。爱睡懒觉的,要早点睡,用闹钟闹醒自己保证第二天不会迟到,爱吃零食的同学要注意遵守公司的规章制度,要在允许的场合和时间内吃。
  好高骛远,心高气傲,眼高手低是典型的毕业生心态。而一开始用人单位都会把一些琐碎、单调、技术含量低的工作交给大学生,让学生得到锻炼。这些工作往往枯燥,重复,这时就要调整好自己的心态。任劳任怨,记住自己是一个新人,有很多需要学习,碰到不懂的,多请教前辈。“天将降大任于斯人也,必先苦其心志”,多用用这样的精神胜利法。切忌不要在工作中发表“我不想干了”、“工作太无聊了”“累死了”等类似怨言,会严重影响你在公司中的形象。
 
如果以上几点你都能做到,最好再参考一下前面的几个版块,相信快速地进入职业状态对你来说应该不成问题。勤奋、礼貌、谦虚好学的职场新人,一定会受到大家的喜爱!
 
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